Outsourcing, Offshoring, and IT as a Subsidiary
เหตุผลที่ต้อง Outsource
1. เพราะต้องการให้ความสำคัญกับธุรกิจหลัก
2. เพื่อเป็นการลด Cost เนื่องจากการเกิด Economy of scale
3. เพื่อเพิ่มคุณภาพ
4. เพื่อเพิ่ม Speed ในการออกสู่ตลาด
5. เพื่อสร้างนวัตกรรมใหม่ด้วยความรวดเร็ว เนื่องจากการพัฒนาเองอาจทำให้เกิดความล่าช้า ไม่ทันการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี
รูปแบบการ Outsource IT
- Application Maintenance การดูแลแอพพลิเคชั่น
- Telecommunications / LAN เครือข่ายการติดต่อสื่อสาร
- PC Maintenance เช่นศูนย์คอมพิวเตอร์ของคณะที่ใช้การเช่า ซึ่งหากเครื่องมีปัญหาก็จะมีคนมาดูแลให้
การ Outsource สามารถ Outsource ได้ทุกอย่าง เพียงแต่ต้องดูความเหมาะสมด้วย โดยในยุคหลังๆ การ Outsource จะเลือกทำหลายเจ้าแทนที่จะเป็นเจ้าเดียว เหตุเพราะเจ้าเดียวไม่ได้มีความเชี่ยวชาญในทุกๆ ด้าน
Outsourcing Agreements
- Transactional outsourcing agreements : บริษัทจะ Outsource กระบวนการบางส่วนของธุรกิจที่ไม่ใช่ธุรกิจหลักออกไป ส่วนใหญ่จะเป็นส่วนที่เป็นการดำเนินงานแบบที่เป็น Routine
- Co-sourcing alliances : บริษัทและ Outsourcer จะทำเป็นโปรเจ็คร่วมกัน เช่น การพัฒนาแอพพลิเคชั่นร่วมกัน
- Strategic partnership : Outsourcer จะเป็นผู้รับผิดชอบในส่วนหลักๆ ของบริการด้าน IT ของบริษัท
ประโยชน์ของการ Outsource ด้าน IT สามารถแบ่งออกได้หลายด้าน ดังนี้
1. Financial : การ Outsource จะช่วยไม่ให้ต้องลงทุนในด้าน IT มาก, ลดต้นทุนและได้รับประโยชน์จาก Economy of scale จากการแชร์ฮาร์ดแวร์และซอฟท์แวร์ ทำให้มีเงินทุนที่สามารถนำไปใช้พัฒนาธุรกิจในส่วนอื่นได้
2. Technical : สามารถปรับเปลี่ยนเทคโนโลยีได้ง่าย เพราะไม่ได้ลงทุนเยอะ อีกทั้งยังสามารถนำไปพัฒนาให้เหมาะสมกับองค์กรได้มากยิ่งขึ้น
3. Management : ทำให้สามารถมุ่งเน้นการพัฒนาในส่วนธุรกิจหลัก, ลดความเสี่ยงจากการใช้ซอฟท์แวร์ที่ไม่ดี และลดค่าใช้จ่ายในการรับสมัครและคัดเลือกพนักงานมาทำงานด้าน IT
4. Human resources : ลดปัญหาจากการที่บุคลากรด้าน IT มี Turnover สูง
5. Quality : เพิ่มคุณภาพในการทำงานและผลการดำเนินงาน
6. Flexibility : สามารถตอบสนองความต้องการทางธุรกิจได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งเดิมเมื่อมีหลายแนวคิดทางธุรกิจเกิดขึ้น ฝ่าย IT นั้นไม่สามารถ support ได้ แต่การ Outsource จะทำให้สามารถตอบสนองได้เร็วขึ้น
ความเสี่ยงจากการ Outsource
1. Shirking การที่ vendor หลีกเลี่ยงที่จะทำตามสัญญาที่ได้ตกลงกันไว้ คือ ทำงานน้อยกว่าที่ตกลง แต่เก็บเงินเต็มจำนวน
2. Poaching การที่ vendor เอาแอพพลิเคชั่นที่พัฒนาเพื่อเราไปใช้กับคนอื่น
3. Opportunistic repricing การทำสัญญาระยะยาว แล้ว Vendor มาขอเปลี่ยนแปลงสัญญาในภายหลัง เช่น ขอขยายสัญญาเนื่องจากทำงานเสร็จไม่ทันกำหนด หรือขอค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมนอกเหนือจากที่ตกลงกันไว้
ค่าใช้จ่ายที่ซ่อนอยู่ในการ Outsource
- ค่าใช้จ่ายในการวิเคราะห์เปรียบเทียบ Vendor ต่างๆ
- ค่าใช้จ่ายในการตรวจสอบ Vendor ซึ่งอาจมาจากการสอบถามผู้ที่เคยใช้มาก่อน
- ค่าใช้จ่ายในการส่งมอบงาน หรือ Transfer ความรู้ไปยัง Vendor
- ค่าใช้จ่ายในการส่งบุคลากรไปร่วมพัฒนาและบริหารจัดการความสัมพันธ์ระหว่างบริษัทกับ Vendor
- ค่าใช้จ่ายในการโอนส่งงานกลับมายังบริษัท
Offshore Outsource คือ การ Outsource ไปยังอีกประเทศหนึ่งที่อยู่คนละที่กัน เช่น ไทย Outsource ไปจีน หรือ Outsource IT ไปอินเดีย เนื่องจากอินเดียมีความเชี่ยวชาญมากกว่า แต่ทั้งนี้ต้องคำนึงถึงความแตกต่างด้านวัฒนธรรมด้วย
กลยุทธ์ในการจัดการความเสี่ยงที่เกิดจากการ Outsource
- Understand project ต้องรู้ว่าความต้องการ IS, IT ของเราคืออะไร
- Divide & conquer โปรเจ็คใหญ่ อาจแบ่งเป็นพาร์ทเล็กๆ แล้วทำทีละส่วน
- Align incentives การให้รางวัล base on activity โดยอาจให้เป็นรายโครงการ เช่น การทำเสร็จเร็ว ก็จ่ายก่อนกำหนด
- Write short-period contracts เพราะถ้าสัญญาระยะยาว อาจต้องเผชิญกับความเสี่ยงจากการที่ vendor มาขอขยาย contact ออกไปอีก จึงต้องมีการ evaluate contact ใหม่อยู่เสมอ
- Control subcontracting บริษัทที่เราไป Outsource อาจไปทำ Outsource ต่ออีกที เพราะฉะนั้นจึงต้องดูบริษัทที่ไป Outsource ต่ออีกทีด้วยว่ามีสถานะเป็นอย่างไร
- Do selective outsourcing การ Outsource ไม่ได้ทำทั้งระบบ IT แต่จะเป็นการ Outsource เฉพาะส่วนที่ไม่ได้กระทบกับ Core business
ปัจจัยที่ควรพิจารณาในการทำ Offshore Outsource
- สภาพแวดล้อมทางธุรกิจและการเมืองของประเทศที่เลือกไป Outsource
- คุณภาพของโครงสร้างพื้นฐาน มีการเชื่อมโยงหรือรองรับการ Outsource หรือไม่
- ความเสี่ยงในเรื่องความสามารถด้าน IT บุคลากร เศรษฐกิจ กฎหมาย และความแตกต่างทางวัฒนธรรม
# การทำ Offshore Outsource จะมีข้อดีในเรื่องความแตกต่างทางด้านเวลาด้วย #
ความเสี่ยงและความไม่แน่นอนของการทำ Offshore Outsource
- ความคาดหวังว่าจะสามารถลด cost ได้ แต่จริงๆ แล้วอาจจะไม่ได้ลด
- การป้องกันและความปลอดภัยของข้อมูล เนื่องจากไกลกัน จึงตามเช็คไม่ได้
- เนื่องจาก Outsource ไป ทำให้ไม่สามารถ renovation กระบวนการต่างๆ ได้
- สูญเสียความรู้ทางธุรกิจ เพราะการ Outsource ทำให้ vendor รู้กระบวนการทางธุรกิจของบริษัท
- Vendor ไม่สามารถส่งข้อมูลกลับมายังบริษัทได้
- Scope screep คือ ต้องการบริการเพิ่มเติมจากที่ตกลงกันไว้ใน Agreement
ลักษณะของงานที่ไม่ควรทำ Offshore Outsource
- งานที่ไม่ได้มีลักษณะแบบ Routine คือไม่มี Process เขียนไว้ชัดเจน
- งานที่ถ้า Outsource ออกไปจะทำให้สูญเสียอำนาจในการควบคุมการดำเนินงานมากจนเกินไป เช่นการเก็บเงิน
- งานที่มีความเสี่ยงด้านความปลอดภัยของข้อมูล ข้อมูลส่วนตัว หรือทรัพย์สินทางปัญญา
- งานที่ต้องใช้ความรู้หลายๆ ส่วนผนวกเข้าด้วยกัน และต้องพัฒนา IT ขึ้นมาก็ไม่ควร Outsource แต่อาจจ้างผู้เชี่ยวชาญมาทำแทน
การประเมินผลการทำ Outsource
อาจใช้ Balanced scorecard ซึ่งจะประเมิน 4 ด้าน ได้แก่ ด้านการเงิน ด้านลูกค้า ด้านการเรียนรู้และเติบโต และด้านกระบวนการภายใน โดยการประเมินจะต้องประเมินทุกๆ vendor ที่บริษัททำการ Outsource (Multi-vendor approach)
Acquiring and Developing Business Applications and infrastructure
Acquisition Process of IT Application
Step 1 – วางแผน ระบุ และกำหนดรายละเอียดของระบบ IT โดยรวม ซึ่งจะมีการพิจารณาถึงต้นทุนและประโยชน์ที่จะได้รับด้วย
Step 2 –สร้างโครงสร้างของระบบ IT ภายใต้โครงสร้างพื้นฐานขององค์กร
Step 3 –เลือกวิธีการที่จะได้แอพพลิเคชั่นมา ซึ่งมีหลายวิธีด้วยกัน ได้แก่ 1. บริษัททำเอง 2. Vendor ทำระบบที่มี requirement ตามที่ต้องการ 3. ซื้อ แต่อาจจะนำมา Modify หรือไม่ก็ได้ 4. เช่า 5. ร่วมกันทำกับ Partner หรือ Alliance 6. ใช้หลายๆ วิธีรวมกัน
Advantages and Limitatons of the “Buy” Option
>> ข้อดี คือ มีความหลากหลาย ประหยัดเวลาและราคาถูกกว่าการพัฒนาเอง สามารถอัพเดทซอฟท์แวร์ได้บ่อยๆ และไม่จำเป็นต้องจ้างบุคลากรที่มีความเชี่ยวชาญด้าน IT มาพัฒนา
>> ข้อเสีย คือ ซอฟท์แวร์ที่ซื้ออาจไม่ตรงกับความต้องการของบริษัท 100% อีกทั้งยังยากที่จะปรับปรุงให้เหมาะสมกับบริษัท เพราะบริษัทไม่มีสิทธิในการปรับปรุงและดัดแปลงซอฟท์แวร์ นอกจากนี้ซอฟท์แวร์ที่ซื้ออาจจะยากที่จะเชื่อมต่อกับระบบเดิมที่มีอยู่ และยังมีความเสี่ยงที่ Vendor อาจจะออกจากธุรกิจอีกด้วย
The Rent VS Build Consideration for Acquiring Application
- Rent ถ้าต้องการให้ความสำคัญกับการพัฒนาในส่วนธุรกิจหลักมากกว่า มีการ Support ทางด้าน IT จำกัด และความต้องการทางเทคโนโลยีขององค์กรมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว
- Build ถ้าแอพพิเคชั่นที่ต้องการใช้มีลักษณะเฉพาะขององค์กร มีการลงทุนในระบบ IT ไปมากแล้ว และมีทรัพยากรจำกัดในการเชื่อมโยงระบบ
Step 4 – ติดตั้ง และทดสอบการทำงาน
Step 5 – ควบคุม ดูแล และอัพเดทระบบ
Business Process Redesign
Drivers – ความต้องการเปลี่ยนระบบไปสู่ Automation, ลด cycle time, พัฒนา CRM, ทำ procurement และทำ E-business
Methods ได้แก่ BPR ที่อาจจะรวม Process แต่ละ Process หรือมากกว่า 1 Process เข้าด้วยกัน เช่น ระบบ Call center เป็นต้น และ BPM ที่เชื่อมโยงระบบ Workflow systems และ redesign methods เข้าด้วยกัน
Major Managerial Issues
- Global & cultural โดยเฉพาะอย่างยิ่งการทำ Offshore outsource ที่จะมีความแตกต่างกันทางด้านวัฒนธรรมระหว่างบริษัทที่เป็น Client และ Vendor
- Ethical & legal issues เช่น การ lay off พนักงานเนื่องจากการนำระบบ IT มาใช้ ต้องคำนึงถึงจริยธรรมทางธุรกิจด้วย รวมถึงการรักษาข้อมูลส่วนบุคคลไว้เป็นความลับ
- User involvement ความสัมพันธ์ทั้งทางตรงและทางอ้อมของ User
- Change management อาจมีการต่อต้านที่เกิดจากผู้ที่ไม่ยอมรับการเปลี่ยนแปลง จึงต้องมีการเตรียมพร้อมรับมือที่ดี
- Risk management ความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นอย่างเช่น เวลาและต้นทุน Overrun ส่วน Performance Underrun วิธีการแก้ไข คือ ควรจะมีเขียน Spec และ requirement ที่ชัดเจน เพื่อที่จะวางแปนได้อย่างเหมาะสม
น.ส.จิราพร พรพัฒนกุลฑล
ID NO.5202112743
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น